Erstgespräch buchen

Datenschutzerklärung

Kurz gesagt: Wir erheben nur die Daten, die wir brauchen, um Ihnen zu antworten und Sie gut zu beraten. Wir verkaufen keine Daten und nutzen keine Werbe-Tracker. Hier steht, was genau passiert.

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortliche

Fahrwasser KI ist ein Angebot der
Yesdays Healthcare GmbH
Achterdiek 47A, 28359 Bremen, Deutschland
Geschäftsführerin: Kim Budelmann
E-Mail: kim.budelmann@fahrwasser-ki.de
Telefon: 089-21527648

Ansprechpartnerin für Fahrwasser KI ist Kim Budelmann.

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf speichert der Server automatisch technische Daten in Logdateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern und missbräuchliche Zugriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdaten werden nach 7 Tagen gelöscht.

Hosting: Die Website läuft auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum in Deutschland). Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Schriftarten: Die Schriften (Raleway, IBM Plex Mono) liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort geladen. Es besteht dabei keine Verbindung zu Google oder anderen Schriften-Anbietern.

Cookies und Tracking: Wir setzen keine Cookies und keine Analyse- oder Werbe-Tools ein. Ihr Browser speichert lediglich lokal Ihre Auswahl der Branchenansicht. Diese Einstellung verlässt Ihr Gerät nicht.

3. Kontaktformular und Erstgespräch

Wenn Sie das Formular nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen bzw. Praxis, Branche, die angekreuzten und frei eingetragenen Zeitfresser, Ihre Nachricht, bei Rückruf Ihre Telefonnummer und Wunschzeit, bei einer Terminbuchung den gewählten Termin sowie Ihre IP-Adresse (als Nachweis Ihrer Anfrage).

Terminbuchung: Die Terminbuchung ist ein eigenes System auf diesem Server, es ist kein externer Dienst wie Calendly eingebunden. Mit der Bestätigung erhalten Sie einen persönlichen Link, über den Sie den Termin ansehen, verschieben oder absagen können. Eine Stunde vor dem Termin erhalten Sie eine Erinnerung per E-Mail. Um freie Zeiten anzuzeigen, liest der Server unseren Kalender. Dabei werden keine Daten von Ihnen an Google übermittelt. Nur wenn Sie selbst auf „In Google Kalender“ klicken, öffnet sich Google mit den Termindaten.

Zweck: Wir beantworten Ihre Anfrage, melden uns auf dem gewünschten Weg bei Ihnen und bereiten ein Erstgespräch vor. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und lit. f (Interesse an Anfragebearbeitung und Kundengewinnung).

Was danach passiert:

  • Ihre Anfrage wird in unserem Kundenverwaltungssystem (CRM) gespeichert. Es läuft auf unserem eigenen Server (Hetzner, Deutschland).
  • Wir erhalten eine Benachrichtigung über den Messenger Telegram (Telegram Messenger Inc.; Übermittlung in Drittländer möglich). Darin stehen Ihre Angaben aus dem Formular.
  • Sie erhalten automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Vereinbaren wir ein Gespräch, erhalten Sie vorher eine Vorbereitungs- und eine Erinnerungs-Mail. Melden Sie sich nach unserer Antwort nicht zurück, schicken wir Ihnen bis zu zwei kurze Nachfragen innerhalb von etwa einer Woche. Sie können dem jederzeit mit einer kurzen Antwort widersprechen, dann endet das sofort. Nach Abschluss Ihrer Anfrage erhalten Sie gegebenenfalls eine kurze Abschluss-Mail.
  • Damit Sie keine Nachfrage erhalten, obwohl Sie uns schon geantwortet haben, gleichen wir den E-Mail-Verkehr mit Ihnen automatisch mit unserer Kundenübersicht ab. Dabei werden nur Ihre E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der Mail verwendet, nicht der Inhalt.
  • Die Abläufe laufen über die Automatisierungs-Software n8n (selbst betrieben auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland). Der E-Mail-Versand erfolgt über unseren E-Mail-Anbieter ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Deutschland).

Speicherdauer: Anfragen ohne weiteren Kontakt löschen wir nach 12 Monaten, Kontakte, aus denen ein Auftrag wird, nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre für Geschäftsunterlagen).

4. Chatbot „Fahrwasser KI Bot“

Auf der Startseite können Sie Fragen an einen KI-Chatbot stellen. Die Nutzung ist freiwillig. Ihre Nachricht wird über unsere Website an die Automatisierungs-Software n8n (selbst betrieben auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland) weitergegeben und dort von einem Sprachmodell der Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) beantwortet. Die Verarbeitung findet in der EU statt. Damit der Chatbot den Gesprächsverlauf kennt, speichern wir den Verlauf zusammen mit einer zufälligen Sitzungskennung, die nur in Ihrem Browser-Tab liegt. Den Gesprächsverlauf löschen wir automatisch nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Ihre Fragen schnell zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zusätzlich speichern wir Ihre Fragen und die Antworten des Chatbots ohne Bezug zu Ihrer Person für 90 Tage in unserer Datenbank bei Hetzner in Deutschland, um häufige Fragen zu erkennen und unsere Website zu verbessern. E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden dabei automatisch entfernt. Für diese Auswertung werden die Fragen einmal pro Woche ebenfalls von Mistral AI zusammengefasst. Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten ein, insbesondere keine Angaben über Patient:innen, Mitarbeitende oder Kund:innen. Die Antworten erstellt eine KI, sie können Fehler enthalten und ersetzen keine Beratung.

5. Transkription von Gesprächen (freiwillig)

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) lassen wir das Erstgespräch mit Notion (Notion Labs, Inc., USA, inklusive KI-Funktion für Notizen) automatisch mitschreiben. Wir fragen zu Beginn des Gesprächs noch einmal nach. Ohne Ihre Zustimmung findet keine Transkription statt, und Sie haben dadurch keinerlei Nachteile.

Das Transkript nutzen wir nur, um das Gespräch auszuwerten und Ihnen eine Zusammenfassung oder ein Angebot zu erstellen. Wir löschen es spätestens nach 6 Monaten, sofern kein Auftrag zustande kommt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos per E-Mail oder im Gespräch. Das Transkript wird dann gelöscht.

6. Newsletter

Wenn Sie sich zum Newsletter anmelden, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und den Wortlaut Ihrer Einwilligung. Sie erhalten zuerst eine Bestätigungs-Mail (Double-Opt-in). Erst nach Ihrem Klick sind wir berechtigt, Ihnen den Newsletter zu schicken (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Jede Ausgabe enthält einen Abmelde-Link. Nach der Abmeldung bleibt nur der Nachweis darüber gespeichert.

7. Leitfaden „Brauche ich Automatisierung?“

Wenn Sie im Blog unseren kostenlosen Leitfaden anfordern, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Vornamen (falls angegeben), den Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und die Seite, auf der Sie ihn angefordert haben. Sie erhalten zuerst eine E-Mail mit Bestätigungslink (Double-Opt-in), damit niemand den Leitfaden auf fremde Adressen bestellen kann. Nach der Bestätigung legen wir Ihre Anfrage als Kontakt in unserer Kundenverwaltung an, um Ihnen den Leitfaden bereitzustellen und zu wissen, worüber wir sprechen, falls Sie sich bei uns melden (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Werbung schicken wir Ihnen nur, wenn Sie zusätzlich der Zusendung von Praxistipps zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, siehe Abschnitt 6). Die Bestätigungsmail versenden wir über n8n auf unserem Server in Deutschland. Unbestätigte Anforderungen löschen wir nach 30 Tagen, bestätigte Kontakte nach den Fristen in Abschnitt 3.

8. Empfänger und Drittländer

Ihre Daten erhalten nur die oben genannten Dienstleister, soweit sie für den jeweiligen Zweck nötig sind: Hetzner (Hosting), ALL-INKL.COM (E-Mail, Domain), Telegram (Benachrichtigung an uns), Mistral AI (Chatbot, Frankreich), Notion (Transkription, nur mit Einwilligung) und n8n (Automatisierung). Soweit Daten in die USA übermittelt werden, geschieht das auf Basis des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie dafür einfach an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen.

10. Sicherheit

Die Website nutzt eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS). Der Zugriff auf das Kundenverwaltungssystem ist durch Passwörter geschützt und auf berechtigte Personen beschränkt. Die Datenbank ist von außen nicht erreichbar.

11. Änderungen

Wenn wir Abläufe oder Werkzeuge ändern, passen wir diese Erklärung an. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer hier.