Werkstatt
Was wir sonst noch bauen
Automatisierung ist unser Kern, aber längst nicht alles, was wir bauen. Für unsere eigene Arbeit und für unsere Kundschaft entstehen laufend neue Werkzeuge: Workflows, Dashboards, CRM-Systeme, Chatbots und eigene Apps. Fünf davon zeigen wir hier: ein Projektboard für die Zusammenarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden, unser Dashboard, das alles Wichtige auf einer Seite zeigt, ein CRM nach Maß vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung, einen Wissens-Chatbot, der mit Ihrem Wissen antwortet, und eine Ernährungs-App, in die man einfach hineinspricht. Sie stehen für vieles, was sonst unsichtbar im Hintergrund läuft.
Ob Werkzeug für Ihr Team oder App für Ihre Kundschaft: Oft ist mehr möglich, als Sie denken.
Fahrwasser Projektboard: ein Board für beide Seiten
Für die Zusammenarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden haben wir ein eigenes Kanban-Board gebaut. Wer zuständig ist, wo das Projekt steht und was noch offen ist, sehen beide Seiten jederzeit. Alle Daten bleiben auf unserem eigenen Server in Deutschland.
- Zuständigkeit, Stand und offene Fragen auf einen Blick, mit einer eigenen Spalte „Offene Fragen“
- Screenshots einfach einfügen, Dateien hineinziehen, bis 25 MB je Datei
- Änderungen erscheinen live bei allen, auf jeder Karte steht, wer sie zuletzt geändert hat
- Zugang per persönlichem Link und Passwort, ohne Konto und ohne App
- Eigener Server in Deutschland, ohne Cloud-Dienste, ohne Tracking, im Fahrwasser-Design
Warum selbst gebaut?
Fertige Lösungen gibt es viele. Wir haben unter anderem Trello-ähnliche Open-Source-Boards geprüft, die man selbst betreiben kann. Sie sind an zwei Punkten gescheitert: Unsere Kundinnen und Kunden hätten sich überall ein eigenes Konto anlegen müssen, und bei der naheliegendsten Lösung wäre die Zusammenarbeit mit externen Kunden nur in der kostenpflichtigen Version möglich gewesen. Dazu ließ sich keines der Werkzeuge sauber an unser Design anpassen.
Der Funktionsumfang, den ein Kundenprojekt wirklich braucht, ist überschaubar. Deshalb war die eigene Entwicklung der einfachere Weg: zugeschnitten auf die Zusammenarbeit mit Ihnen, ohne Lizenzfragen und ohne Abhängigkeit von einem Anbieter. Von der Entscheidung bis zum laufenden Board verging ein Arbeitstag, inklusive Tests auf Desktop und Handy.
Alle Bilder zeigen ein Beispiel-Board mit erfundenen Daten.
Was das für Sie bedeutet
- Kein Suchen in Mail-Verläufen: Fragen, Entscheidungen und Dateien liegen dort, wo sie hingehören: an der passenden Karte.
- Keine Hürde: Link und Passwort aus der Einladung genügen. Sie müssen sich kein weiteres Konto anlegen.
- Ihre Daten bleiben in Deutschland: Das Board läuft auf unserem eigenen Server, ohne Weitergabe und ohne Auswertung durch KI.
Jedes Kundenprojekt bei uns bekommt ein eigenes Board.
Fahrwasser Dashboard: alles Wichtige auf einer Seite
Für unsere eigene Arbeit haben wir ein Dashboard gebaut, das die Zahlen aus vielen Programmen auf einer Seite zusammenführt. Ganz oben steht, was gerade Aufmerksamkeit braucht. Darunter folgen Abläufe, Anfragen, Kennzahlen und der Zustand unserer Server.
- Ganz oben, was gerade wichtig ist: ausgefallene Abläufe, nahende Fristen, Entwürfe, die auf Freigabe warten
- Alle Automatisierungen mit letztem Lauf und Fehlern, meist bevor sie jemandem auffallen
- Server, Backups, Domains und SSL-Zertifikate im Blick
- Anfragen, Newsletter-Zahlen, Verkäufe und laufende Kosten auf einer Seite
- Eine Suche über alles, und die Seite aktualisiert sich von selbst
Wir arbeiten jeden Tag mit unserem eigenen Dashboard. Unsere eigenen Zahlen zeigen wir hier natürlich nicht: Die Bilder sind Beispiele mit erfundenen Unternehmen, Namen und Zahlen.
Was das für Sie bedeutet
Jedes Unternehmen hat eine Handvoll Zahlen, auf die es wirklich ankommt. Ein Dashboard holt sie aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen, und zeigt sie auf einer Seite. Ihre Programme bleiben, wie sie sind, das Dashboard liest nur mit. Zum Beispiel:
- Physiotherapie: Auslastung im Team, bald ablaufende Verordnungen und frei gewordene Termine, die sich aus der Warteliste nachbesetzen lassen.
- Rechtspsychologie: Gutachten nach Bearbeitungsstand und Gerichtsfristen nach Dringlichkeit, damit keine Frist durchrutscht.
- Handwerksbetriebe: Angebote, bei denen sich Nachfassen lohnt, Aufträge, die auf Material warten, und der Einsatzplan des Tages.
Angebunden werden kann fast jedes Programm mit Schnittstelle, zum Beispiel Kalender, Buchhaltung, Postfach oder Praxissoftware. Wo es keine gibt, reicht oft ein regelmäßiger Export.
Ihr Dashboard läuft auf einem Server in Deutschland, ist mit Passwort geschützt und für Suchmaschinen gesperrt.
CRM nach Maß: vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung
Wir bauen CRM-Systeme, die genau zu den Abläufen unserer Kundinnen und Kunden passen, statt umgekehrt. Anfragen, Kundschaft, Angebote und Rechnungen liegen an einem Ort. Aus einem angenommenen Angebot wird mit einem Klick die Rechnung, und eingegangene Zahlungen lassen sich mit wenigen Klicks abgleichen.
- Startseite mit dem, was heute dran ist: Rechnungen, die rausmüssen, Angebote zum Nachfassen, neue Anfragen
- Chancen als Liste oder Board, von „Neu“ über Erstgespräch und Angebot bis „Bezahlt“
- Angebot annehmen, Rechnung entsteht als Entwurf mit eigener Nummer und Zahlungsziel, Versand als PDF
- Zahlungsabgleich über die Export-Datei Ihrer Bank, ohne Zugriff auf Ihr Konto
- Zeiterfassung, abrechenbare Zeiten werden direkt zur Rechnung
- Rollen für das Team, zum Beispiel Vertrieb ohne Zugriff auf Rechnungen oder Nur-Lesen für die Steuerberatung
Warum ein eigenes CRM?
Gängige CRM-Programme kosten pro Person und Monat, und die Funktionen, die man wirklich braucht, stecken oft in den teureren Paketen. Häufig liegen die Daten bei einem Anbieter außerhalb Deutschlands. Ein eigenes CRM läuft auf einem Server in Deutschland, ohne teure Drittanbieter und ohne Lizenzkosten pro Kopf.
Und es kann genau das, was Sie brauchen, nicht mehr und nicht weniger. Felder, Abläufe und Auswertungen richten sich nach Ihrem Betrieb, nicht nach dem Standard eines Softwareherstellers.
Und der Datenschutz?
In einem CRM stehen personenbezogene Daten, deshalb planen wir den Datenschutz von Anfang an mit. Gespeichert wird nur, was Sie für Ihre Arbeit brauchen. Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland, sind mit Passwort geschützt, und jede Person im Team sieht nur, was ihre Rolle erlaubt.
Jede Verbindung nach außen, etwa zum Postfach oder zum Kontaktformular, ist eine bewusste Entscheidung und wird nur eingebaut, wenn Sie sie möchten. Es gibt keine Auswertung durch KI, wenn Sie das nicht ausdrücklich wollen. Löschfristen legen wir gemeinsam fest, und für den Betrieb schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Die Bilder zeigen ein Beispiel für eine erfundene Haustechnik-Firma, mit erfundenen Kundinnen, Kunden und Beträgen. Name, Logo, Farben und Aufbau richten sich nach Ihnen: Ihr CRM bekommt Ihr eigenes Erscheinungsbild.
Was das für Sie bedeutet
Ein CRM nach Maß richtet sich nach Ihren Abläufen. Zum Beispiel:
- Physiotherapie: Anfragen von Firmen für Gesundheitstage und Kooperationen an einem Ort, mit Erinnerung, wann es Zeit für ein Nachfassen ist.
- Rechtspsychologie: Aufträge von Gerichten mit Aktenzeichen, Fristen und Abrechnung nach JVEG, vom Eingang bis zur bezahlten Rechnung.
- Handwerksbetriebe: Anfrage, Besichtigung, Angebot und Rechnung in einer Linie, damit kein Angebot ohne Antwort liegen bleibt.
Auf Wunsch bauen wir eigene Automatisierungen direkt ein, zum Beispiel Erinnerungen, E-Mails nach Vorlage oder die Übernahme von Anfragen aus Ihrem Kontaktformular. Was hineinkommt, entscheiden Sie.
Ihr CRM läuft auf einem Server in Deutschland, ist mit Passwort geschützt und für Suchmaschinen gesperrt.
Wissens-Chatbot: antwortet mit Ihrem Wissen
Ein Chatbot, der nicht aus dem Internet antwortet, sondern aus dem, was Sie ihm hinterlegen: Notizen, Sprachnachrichten, Kursinhalte, Dokumente und Ihre Website. So fühlt sich jede Antwort nach Ihnen an und nach individueller Betreuung statt nach einer Suchmaschine.
- Antworten aus Ihrem hinterlegten Wissen, mit Angabe, woher die Information stammt
- Wissen per Sprachnotiz, Text oder Dokument hinzufügen, es wird automatisch abgeschrieben und eingeordnet
- Ändert sich das Wissen, ändern sich die Antworten: Der Chatbot bleibt immer auf dem aktuellen Stand
- Auf Wunsch persönlich: Er kennt die Unterlagen der jeweiligen Person und knüpft an frühere Gespräche an
- Wo Ihr Wissen nicht reicht, ergänzt er nur, wenn Sie das möchten, und dann gekennzeichnet
- Tonfall, Anrede, Grad der Empathie und Länge der Antworten legen Sie fest
Und der Datenschutz?
Der Chatbot weiß nur, was Sie ihm hinterlegen und freigeben. Das Wissen liegt auf einem Server in Deutschland, das Sprachmodell läuft bei einem Anbieter in der EU. Persönliche Unterlagen einer Person sind strikt von denen anderer getrennt, und Gesprächsverläufe werden nach einer festen Frist gelöscht.
Wer mit dem Chatbot schreibt, erfährt gleich zu Beginn, dass es ein KI-Assistent ist, so wie es der EU AI Act verlangt. Wo die Grenze liegt, legen Sie fest, zum Beispiel: keine Diagnosen, kein Ersatz für die Sitzung, bei Persönlichem der Hinweis auf Sie selbst. Für den Betrieb schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Die Bilder zeigen ein Beispiel für ein erfundenes Führungskräfte-Coaching mit erfundenen Namen und Inhalten. Name, Logo und Farben richten sich nach Ihnen.
Was das für Sie bedeuten kann
Ein Wissens-Chatbot passt überall dort, wo immer wieder ähnliche Fragen kommen und die Antworten schon irgendwo stehen. Zum Beispiel:
- Coaching und Beratung: Ihre Klientinnen und Klienten haben zwischen den Sitzungen einen Begleiter, der Ihre Methoden und ihre eigenen Notizen kennt.
- Onlinekurse: Teilnehmende bekommen punktgenaue Antworten aus Ihren Kursinhalten, statt Videos nach der richtigen Stelle zu durchsuchen.
- Ihre Website: Fragen, die beim Lesen auftauchen, werden sofort beantwortet, auch abends und am Wochenende.
- Einarbeitung im Team: Neue Mitarbeitende fragen nach („Wie verbinde ich den Drucker?“, „Wo finde ich die Urlaubsliste?“) und bekommen die Antwort aus Ihren internen Anleitungen.
Die Möglichkeiten sind nahezu endlos. Entscheidend ist nur, welches Wissen hinein soll.
Ihr Chatbot erscheint in Ihrem Namen und Design, auf Ihrer Website, als Web-App oder in einem Messenger.
KI-MI: Ernährungstagebuch per Stimme
Eine Web-App, in die man einfach hineinspricht, was man gegessen hat. Die App erkennt Lebensmittel und Mengen, rechnet Kalorien, Eiweiß, Fett und Kohlenhydrate aus und gibt jeden Morgen eine kurze Rückmeldung zum Vortag.
- Eintragen per Sprache, Text oder Foto statt mühsamer Suche in Listen
- Nährwerte aus einer geprüften Lebensmittel-Datenbank mit über 7.000 Einträgen, geschätzte Mengen sind gekennzeichnet
- Persönliches Tagesziel aus wenigen Angaben, jederzeit anpassbar
- Jeden Morgen ein kurzer Rückblick mit zwei, drei konkreten Tipps
- Läuft im Browser und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen
Was das für Sie heißen könnte
KI-MI ist kein fertiges Produkt von der Stange. Die App zeigt, wie wir arbeiten: Wir nehmen eine Idee, denken sie konzeptionell zu Ende und setzen sie technisch um, auch wenn sie auf den ersten Blick nichts mit Automatisierung zu tun hat.
Für Ihr Unternehmen kann so eine App ein Extra sein, mit dem Ihre Kundschaft nicht rechnet: ein kleines digitales Geschenk zu Ihrer eigentlichen Leistung, das im Alltag hilft und in Erinnerung bleibt. Zum Beispiel:
- Ernährungsberatung: Ihre Klientinnen und Klienten sprechen ihr Esstagebuch einfach ein, statt Zettel mitzubringen. Sie sehen schon vor dem Termin, wie die Woche lief.
- Physiotherapie: Ihre Patientinnen und Patienten bekommen ihr Übungsprogramm als App, mit Erinnerung und der Möglichkeit festzuhalten, wie es ihnen geht.
- Onlinekurse und Coaching: Ihre Teilnehmenden haben zwischen den Modulen einen persönlichen Begleiter, der an Aufgaben erinnert und Fortschritte sichtbar macht.
Das sind nur Beispiele. Genauso gut kann es ein Rechner für Ihre Angebote sein, eine Checkliste für Ihr Team oder etwas, an das bisher noch niemand gedacht hat. Sie bringen die Idee mit, wir kümmern uns um Konzept und Technik.
Für Kundenprojekte wählen wir Hosting und KI-Modell passend zu Ihren Datenschutz-Anforderungen, auf Wunsch vollständig in der EU. Die App erscheint in Ihrem Namen und Design.
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Holen Sie den Bierdeckel wieder hervor
Die Idee, die einmal auf einem Bierdeckel stand und dann verschwunden ist, lässt sich heute umsetzen. Was könnte Ihr Team gebrauchen? Was wäre ein willkommenes, vielleicht unerwartetes Extra für Ihre Kundschaft? Ob Web-App oder App im App Store und bei Google Play: Erzählen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten), was Ihnen vorschwebt. Wir sagen ehrlich, ob es sich lohnt.
