KI-Automatisierung für Hausverwaltungen: Anfragen sortiert, Fristen im Blick.

Schadensmeldungen, Rückfragen von Eigentümern, Handwerker koordinieren, Fristen für Wartungen und Abrechnungen: In der Verwaltung kommt viel gleichzeitig. Ich automatisiere die wiederkehrenden Wege, mit Ihrer Verwaltersoftware.

Ich komme nicht aus der Hausverwaltung. Deshalb schaue ich mir Ihre Abläufe erst genau an, bevor ich etwas baue.

Abläufe gemeinsam ansehen30 Min. · kostenlos · per Video oder vor Ort in Bremen

Montag, 8:00 Uhr14 neue Eingänge · 0 erledigt

☎Heizung ausgefallen, Musterstraße 12Mieterin, dritter Anrufdringend
@Kopie der Abrechnung 2025?Eigentümer, WEG Lindenhofoffen
€Rechnung TreppenhausreinigungPDF per Mailoffen
⏰Wartung Aufzug fälligFrist in 14 Tagen14 Tage
@Schlüssel verlorenMieter, Wohnung 4offen
✎Einladung Eigentümerversammlungmuss bis Freitag rausoffen

+ 8 weitere · Telefon, Mail, Mieterportal

Ein ganz normaler Tag

Kennen Sie das?

Tippen Sie auf eine Karte, um denselben Moment mit Automatisierung zu sehen.

Typische Abläufe

Was sich automatisieren lässt

Mieteranfragen

Heute: Anrufe und Mails zu allem Möglichen, ohne Objekt und Dringlichkeit.
Danach: Anfragen werden nach Objekt, Thema und Dringlichkeit sortiert und dem Zuständigen zugeteilt.

Schäden und Handwerker

Heute: Schaden aufnehmen, Handwerker suchen, nachhaken, Mieter informieren.
Danach: Auftrag mit Fotos an den Handwerker, Statusmeldungen an Mieter und Verwaltung automatisch.

Eigentümer-Kommunikation

Heute: Dieselben Rückfragen per Mail und Telefon.
Danach: Häufige Fragen werden vorbereitet beantwortet, Unterlagen aus dem Archiv gefunden.

Fristen und Wartungen

Heute: Termine stehen in verschiedenen Listen.
Danach: Ein Überblick über alle Fristen je Objekt, mit Erinnerung rechtzeitig vorher.

Eigentümerversammlung

Heute: Einladungen, Vollmachten, Protokoll, alles von Hand.
Danach: Einladung und Unterlagen vorbereitet, Protokoll-Entwurf aus Ihren Notizen.

Wohnungswechsel

Heute: Übergabe, Protokoll, Zählerstände, Kaution.
Danach: Checkliste und Protokoll digital, Zählerstände und Dokumente beim richtigen Objekt.

So arbeite ich mich ein

Ich begleite eine typische Schadensmeldung von der ersten Nachricht bis zur Erledigung und frage nach, wo es hakt.
Wir suchen gemeinsam die zwei, drei Stellen, die Ihnen am meisten Zeit kosten.
Ich baue einen Piloten mit Ihrer vorhandenen Software und teste ihn mit Ihrem Team.

Ihre Verwaltersoftware bleibt

Ihre Verwaltersoftware, etwa Domus, Karthago, Haufe PowerHaus oder immocloud, bleibt das führende System für Objekte, Verträge und Abrechnung. Mieterportale wie casavi oder facilioo binde ich auf Wunsch mit ein. Ich automatisiere die Kommunikation und die Wege drumherum. Welche Schnittstellen es gibt, prüfe ich vorab. Wo es keine gibt, arbeite ich mit Exporten oder E-Mail.

Keine neue Plattform für Mieter oder Eigentümer nötig
Funktioniert mit Telefon, E-Mail und Mieterportal
Ihr Team entscheidet, was rausgeht

Datenschutz

Mieterakten, Kontodaten und Eigentümerinformationen sind sensibel. Sie liegen auf Servern in Deutschland, und jede Person im Team sieht nur, was ihre Rolle erlaubt.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Rollen und Rechte je Mitarbeitendem
Freigabe durch Sie bei allem, was rechtlich relevant ist

Zum Weiterlesen

Häufige Fragen

Antwortet die KI direkt den Mietern?

Nur bei einfachen, klar geregelten Fragen und nur, wenn Sie das möchten. Alles andere bereitet sie als Entwurf vor, und Ihr Team gibt frei.

Funktioniert das mit unserer Verwaltersoftware?

Bei Domus, Karthago, Haufe PowerHaus, immocloud und vielen anderen in den meisten Fällen ja, über Schnittstellen, Exporte oder E-Mail. Das prüfe ich im Erstgespräch. Wenn es sich nicht lohnt, sage ich Ihnen das offen.

Wie gehen Sie mit Mieterdaten um?

Datensparsam, auf Servern in Deutschland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Rollenrechten. Was die KI darf, legen wir gemeinsam fest.

Was kostet das?

Nach dem kostenlosen Erstgespräch und einem kurzen Prozess-Check bekommen Sie einen Festpreis. Der erste Ablauf, etwa das Sortieren von Schadensmeldungen, ist meist in zwei bis vier Wochen umgesetzt.

Wo verliert Ihre Verwaltung die meiste Zeit?

Erzählen Sie es mir im kostenlosen Erstgespräch. 30 Minuten, per Video oder in Bremen und Umgebung auch vor Ort. Ich sage Ihnen ehrlich, ob sich Automatisierung für Sie lohnt.

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